Imagine uma reunião de direção (o exemplo é ilustrativo, mas familiar). É apresentado o número de beneficiários de um serviço no trimestre. Uma equipa traz 41 200, outra 38 900. Os dois relatórios foram feitos com cuidado, as fórmulas estão verificadas e não há erros de cálculo.
É neste momento que se percebe se a organização tem governação de dados. Não quando se aprova uma política, mas quando dois números corretos não coincidem.
Porque é que os dois números podem estar certos
A diferença quase nunca é de aritmética. Normalmente as equipas contam coisas ligeiramente diferentes sem dar por isso, porque lhes dão o mesmo nome.
- Definição diferente. Uma conta pessoas, a outra conta pedidos. Quem fez dois pedidos aparece uma vez num relatório e duas no outro.
- Data de referência diferente. Uma usa a situação no fim do trimestre, a outra o dia em que o relatório foi produzido. Entretanto, alguns registos mudaram.
- Fonte diferente. Uma usa o registo oficial, a outra a sua folha de cálculo de trabalho, que recebe os dados com atraso ou depois de verificações manuais.
- Regras de limpeza diferentes. Uma remove duplicados e registos de teste, a outra não.
Cada uma destas opções é razoável por si só. O problema é que ninguém decidiu qual delas é a regra para toda a organização.
Um jogo com dois árbitros
É como um jogo de futebol com dois árbitros, cada um com o seu livro de regras. Ambos apitam honestamente segundo as suas regras, mas o resultado é diferente. Discutir qual é o melhor árbitro não adianta: primeiro é preciso acordar as regras.
A analogia tem limites. No futebol as regras são escritas fora do campo, enquanto uma organização tem de escrever as suas, muitas vezes a meio da época e com prazos de reporte à porta.
A esse acordo chamamos governação de dados (Data Governance): quem define as regras para os dados, quem garante que são cumpridas e o que acontece quando as regras se contradizem.
Quatro perguntas para começar
A governação de dados é muitas vezes imaginada como um regulamento extenso. Na prática começa com quatro perguntas simples para cada indicador ou conjunto de dados crítico:
- Quem define a regra? Quem decide o que exatamente se conta: pessoas ou pedidos, em que data, com que exceções.
- Qual é a fonte oficial? De onde vem o número que pode ser mostrado à direção, aos parceiros e aos financiadores.
- Quem corrige um erro? Quando se encontra um problema, quem é responsável por corrigi-lo na origem e não no próximo relatório.
- Quem aprova uma alteração? Se a definição tiver de mudar, quem decide e como é que quem produz os números fica a saber.
Se alguém na reunião acima conseguir responder a estas perguntas num minuto, o conflito termina nesse mesmo minuto. Caso contrário, vai repetir-se todos os trimestres.
Papéis que mantêm as respostas no lugar
As respostas têm de estar ligadas a pessoas concretas, senão desaparecem na primeira rotação de equipa. Normalmente bastam quatro papéis:
- Proprietário dos dados (data owner). O responsável de uma área que garante que os dados servem as suas decisões. Aprova definições e alterações.
- Curador dos dados (data steward). A pessoa que conhece no dia a dia como os dados funcionam, mantém as definições, deteta discrepâncias e prepara propostas de alteração.
- Responsável técnico (data custodian). A equipa que mantém o sistema ou o registo e implementa tecnicamente as regras acordadas.
- Utilizador dos dados. Analistas, equipas de reporte, parceiros. Usam os dados segundo as regras e avisam quando algo não bate certo.
Numa organização pequena, uma pessoa pode acumular vários papéis. O importante é que, para cada indicador crítico, se saiba quem é o proprietário e quem é o curador.
Um procedimento mínimo quando os números não coincidem
Não é preciso um regulamento completo para resolver um conflito concreto:
- Coloque os dois números lado a lado e registe em que diferem a definição, a data de referência, a fonte e as regras de limpeza.
- Identifique o proprietário do indicador. Se não existir, designe-o por decisão da direção.
- O proprietário escolhe uma definição e uma fonte oficial. A decisão fica registada por escrito, com data.
- O curador atualiza a descrição do indicador para que o próximo relatório seja calculado da mesma forma.
- Todos os que produzem este indicador recebem uma nota curta sobre a nova regra.
Depois de alguns conflitos resolvidos assim, o regulamento aparece. Só que vai descrever decisões reais e não a intenção de as tomar um dia.
Experimente com o seu exemplo
Pense na última vez que os seus números não coincidiram: numa reunião, num relatório para um parceiro, numa resposta a um pedido. Tente responder às quatro perguntas deste artigo para esse indicador.
Onde a resposta soar a "depende de a quem se pergunta" ou "não é claro", é aí que a governação de dados deve começar. Normalmente trata-se de um ou dois indicadores, não do sistema inteiro.