Уявімо нараду (приклад умовний, але впізнаваний). Керівнику показують кількість отримувачів послуги за квартал. Один підрозділ приносить 41 200, інший 38 900. Обидва звіти побудовані акуратно, формули перевірені, помилок у розрахунках немає.
І ось тут з'ясовується, чи є в організації управління даними. Не тоді, коли затверджують політику, а саме тоді, коли дві правильні цифри не збігаються.
Чому обидві цифри можуть бути правильними
Розбіжність майже ніколи не пов'язана з арифметикою. Зазвичай підрозділи рахують трохи різні речі й не помічають цього, бо називають їх однаково.
- Різне визначення. Один рахує людей, інший звернення. Людина, яка звернулася двічі, в одному звіті з'являється один раз, у другому двічі.
- Різна дата зрізу. Один бере стан на кінець кварталу, інший на дату, коли формував звіт. За ці дні частина записів встигла змінитися.
- Різне джерело. Один бере дані з реєстру, інший зі своєї облікової таблиці, куди дані потрапляють із запізненням або після ручної перевірки.
- Різні правила очищення. Один прибирає дублікати й тестові записи, інший ні.
Кожне з цих рішень окремо цілком розумне. Проблема в тому, що ніхто не вирішив, яке з них є правилом для всієї організації.
Футбол із двома суддями
Це схоже на матч, де працюють два судді, і в кожного свій збірник правил. Обидва чесно свистять за своїми правилами, але рахунок у них різний. Сперечатися, хто з них кращий суддя, марно: спершу треба домовитися про правила.
Аналогія неідеальна. У футболі правила пишуть за межами поля, а в організації їх доводиться писати самим, часто посеред сезону і під тиском звітного терміну.
Цю домовленість і називають управлінням даними (Data Governance): хто встановлює правила для даних, хто стежить за їх виконанням і що відбувається, коли правила суперечать одне одному.
Чотири питання, з яких воно починається
Управління даними часто уявляють як великий регламент. На практиці воно починається з чотирьох звичайних питань щодо кожного критичного показника чи набору даних:
- Хто визначає правило? Хто вирішує, що саме рахуємо: людей чи звернення, на яку дату, з якими винятками.
- Яке джерело офіційне? Звідки береться цифра, яку можна показувати керівництву, партнерам і донорам.
- Хто виправляє помилку? Коли в даних знаходять проблему, хто відповідає за виправлення в джерелі, а не в черговому звіті.
- Хто погоджує зміну? Якщо визначення треба змінити, хто приймає це рішення і як про нього дізнаються ті, хто рахує.
Якщо на нараді з прикладу вище хтось може відповісти на ці питання за хвилину, конфлікт закінчується за ті самі хвилину. Якщо ні, він повторюватиметься щокварталу.
Ролі, без яких відповіді не тримаються
Відповіді мають бути прив'язані до конкретних людей, інакше вони зникають після першої ротації. Зазвичай достатньо чотирьох ролей:
- Власник даних (data owner). Керівник напряму, який відповідає за те, щоб дані служили його рішенням. Він затверджує визначення й зміни.
- Розпорядник даних (data steward). Людина, яка щодня знає, як влаштовані дані, веде визначення, помічає розбіжності й готує пропозиції змін.
- Технічний відповідальний (data custodian). Команда, що підтримує систему чи реєстр і впроваджує погоджені правила технічно.
- Споживач даних. Аналітики, звітні підрозділи, партнери. Вони користуються даними за правилами і повідомляють, коли щось не сходиться.
В невеликій організації одна людина може поєднувати кілька ролей. Важливо інше: щоб для кожного критичного показника було зрозуміло, хто власник і хто розпорядник.
Мінімальний порядок дій, коли цифри не сходяться
Не треба чекати повного регламенту, щоб навести лад у конкретному конфлікті:
- Покладіть дві цифри поруч і запишіть, чим відрізняються визначення, дата зрізу, джерело і правила очищення.
- Визначте власника цього показника. Якщо його немає, призначте його рішенням керівника.
- Власник обирає одне визначення й одне офіційне джерело. Рішення фіксується письмово, разом із датою.
- Розпорядник оновлює опис показника, щоб наступний звіт рахувався так само.
- Усі, хто рахує цей показник, отримують коротке повідомлення про нове правило.
Після кількох таких розв'язаних конфліктів у вас з'явиться той самий регламент. Тільки він буде описувати реальні рішення, а не намір їх колись прийняти.
Перевірте на своєму прикладі
Згадайте, коли у вас востаннє не зійшлися цифри: на нараді, у звіті для партнера, у відповіді на запит. Спробуйте відповісти на чотири питання з цієї статті для того показника.
Там, де відповідь звучить як «залежить від того, кого спитати» або «незрозуміло», і варто почати управління даними. Найчастіше це один-два показники, а не вся система.